Medlemsportal¶

ForeningLet er udstyret med en medlemsportal, hvor de enkelte medlemmer kan logge ind og betjene sig selv.

I medlemsportalen kan medlemmerne melde sig til diverse hold, arrangementer, etc, og alle tilmeldingsmulighederne er beskrevet særskilt under Tilmelding.

Medlemsportalen aktiveres ved at vælge »Opsætning -> Forening -> Vælg moduler« og så sætte hak i »Medlemsportal« og herefter trykke på gem. Dernæst skal man ind under »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler« og sætte hak i de moduler i medlemsportalen, som man ønsker at åbne op for.

Der findes nedenstående moduler/funktioner.

For medlemmer:

Tilmelding: Medlem kan tilmelde sig diverse arrangementer, hold, træninger, etc. Læs mere under Tilmelding.
Booking: Medlem kan lave booking af fx badmintonbaner, tennisbaner, lokaler eller sejlbåde. Dvs. ressourcer som typisk lånes/lejes for en time ad gangen.
Se og evt. rette stamdata: Medlem kan rette egne stamdata. Læs mere nedenfor under Rette egne stamdata.
Se opkrævninger: Medlem kan se egne opkrævninger.
Kalender: Viser aktiviteter med en afviklingsdato påsat, og viser også bookinger hvis bookingmodulet anvendes.
Se tidligere fremsendte beskeder: Medlem kan se tidligere fremsendte beskeder fra foreningen.
Se tilmeldte aktiviteter: Medlem kan se, men ikke afmelde, tilmeldte aktiviteter.
Afmelde aktiviteter: Medlem kan afmelde tilmeldte aktiviteter - anvendes især ved holdtræning.
Skifte medlemskab: Medlem kan selv skifte medlemskab.
Se gennemførte kurser: Medlem kan se gennemførte kurser - dsv. aktiviteter af typen ›Kursus‹ som medlemmet er/har været tilmeldt gennem tiden.
Se og download medlemskort: Medlem kan se og downloade medlemskort. Man kan sætte begrænsning op, så fx kun betalende medlemmer kan se og downloade medlemskort. Funktionen findes også i app’en.
Medlemsliste til alle medlemmer: Kan bruges til at gøre en medlemsliste synlig, som alle medlemmer kan se. Medlemslisten kan være beskyttet af login, men kan også gøres synlig uden login, hvis man ønsker det.
Udmeldelse/opsigelse: Medlem kan udmelde sig selv/opsige sit medlemskab uden at foreningen skal gøre noget.
Se egne dokumenter: Medlem kan se egne dokumenter. Dvs. de dokumenter som foreningen har lagt op på det enkelte medlem.
Dokumentarkiv til alle medlemmerne: Medlemmer kan, hvis de er logget ind på medlemsportalen, se alle dokumenter i dokumentarkivet i folderen ved navn ›public‹. OBS: Folderen skal være navngivet med lille p i »public«. Det vil ikke virke hvis folderen er navngivet med stort P.

For instruktører:

Online afkrydsning: Instruktører kan lave online afkrydsning af deltagere via smartphone, tablet, bærbar computer, etc.
Tidsregistrering: Instruktører kan registrere de timer de underviser på de forskellige hold.
Kommunikation: Instruktører kan udsende emails og/eller SMSer til de hold de er tilknyttet.
Medlemsliste som udvalgte medlemmer kan se: Udvalgte medlemmer kan få adgang til at se liste af medlemmer fra udvalgte aktiviteter.
Dokumentarkiv til instruktører: Instruktører kan, hvis de er logget ind på medlemsportalen, se alle dokumenter i dokumentarkivet i folderen ved navn ›instructors‹. OBS: Folderen skal være navngivet med lille i »instructors«. Det vil ikke virke hvis folderen er navngivet med stort I.

For bestyrelsen:

Dokumentarkiv til bestyrelsen: Bestyrelsesmedlemmer kan, hvis de er logget ind på medlemsportalen, se alle dokumenter i dokumentarkivet i folderen ved navn ›boardmembers‹. OBS: Folderen skal være navngivet med lille b i »boardmembers«. Det vil ikke virke hvis folderen er navngivet med stort B.

Medlemmet logger ind på medlemsportalen med email-adresse (eller medlemsnr.) samt kodeord. Når et medlem oprettes i ForeningLet, så bliver medlemmet automatisk tildelt et tilfældigt kodeord af systemet. Dette kodeord kan man udsende til medlemmerne via et nyhedsbrev, hvor fx medlemsnr. og kodeord flettes ind. Man kan også flette medlemsnr. og kodeord ind på opkrævninger. Også opkrævninger som udsendes via Betalingsservice, så der er flere forskellige muligheder hvorpå medlemmerne får deres kodeord at vide.

Medlemsportalen fungerer på både smartphone, tablet, bærbar computer, etc.

Giv adgang til medlemmer¶

Hvis man ønsker at informere medlemmerne om mulighederne i medlemsportalen, så kan det være en god ide at sende dem en mail omkring medlemsportalen, og hvordan de logger ind.

Når et medlem oprettes i systemet, så tildeler systemet automatisk et kodeord til medlemmet, og dette systemgenererede kodeord kan udsendes i en mail til medlemmet, således at medlemmet kan logge ind. Hvis medlemmet efterfølgende ændrer dette kodeord, så vil kodeordet ikke længere kunne udsendes/ses i klartekst, da det bliver skjult for alle.

Sådan udsendes mail til medlemmerne, så de kan få adgang:

Vælg »Kommunikation -> Tekst-skabeloner«.
Klik på »Opret ny tekst-skabelon«.
I feltet »Tag udgangspunkt i en system-tekst« vælges »Login til medlemsportal for medlemmer«.
Tilret eventuelt teksten og tryk herefter »Gem tekst-skabelon«.
Vælg »Kommunikation -> Emails og breve til medlemmerne«.
Klik på »Opret ny email«.
Vælg de medlemmer som skal modtage mailen - typisk alle medlemmer.
I feltet »Tekst-skabelon« vælges den netop oprettede tekst-skabelon.
Brug evt. knappen »Send test-email til mig selv« i bunden af siden for at tjekke at alting ser korrekt ud. Systemet vil i så fald flette informationer fra et vilkårligt medlem ind i mailen.
Klik på »Udsend« i bunden af siden, og mailen udsendes til de valgte medlemmer.

Tilmelding¶

Medlemsportalen gør det muligt for medlemmerne at tilmelde sig til diverse ting i foreningen. Der er rigtig mange forskellige opsætningsmuligheder og derfor dette beskrevet i selvstændigt kapitel her: Tilmelding.

Booking¶

Her kan medlemmet foretage bookinger af fx badmintonbaner, tennisbaner, lokaler eller sejlbåde. Dvs. ressourcer som typisk lånes/lejes for en time ad gangen.

Hvis foreningen anvender kortbetaling, så kan medlemmet først foretage en booking, hvis der samtidig betales med det samme.

Rette egne stamdata¶

Foreningen bestemmer selv hvilke felter medlemmet skal kunne se og rette. Man kan således vælge at nogle oplysninger blot skal kunne ses af medlemmet, men ikke rettes af medlemmet.

Hvilke felter medlemmet skal kunne se og/eller rette, sættes op under »Opsætning -> Medlemsportal -> Medlemslogin«.

Se egne opkrævninger¶

Her kan medlemmet se de opkrævninger, som der gennem tiden er blevet oprette til medlemmet via ForeningLet. Medlemmet kan se om opkrævningerne er betalt eller ej, og opkrævningerne kan downloades som PDF.

Se tidligere fremsendte beskeder¶

Når man udsender en besked via mail fra systemet til medlemmerne, så vil beskeden - ud over at den naturligvis fremsendes til medlemmets mail-adresse - kunne ses af medlemmet i medlemsportalen og app’en. Beskederne bliver gemt i 60 dage, hvorefter indholdet af beskeden slettes.

Det sættes op under »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler« og så sæt hak i »Se beskeder«.

Online afkrydsning¶

Hvis man opretter sine instruktører, lærere eller trænere i medlemslisten i ForeningLet, så kan man efterfølgende give disse personer adgang til at foretage online afkrydsning af medlemmer via medlemsportalen. Læs mere under Online afkrydsning

Tidsregistrering¶

Hvis man opretter sine instruktører, lærere eller trænere i medlemslisten i ForeningLet, så kan man efterfølgende give disse personer adgang til at foretage tidsregistrering af deres undervisningstimer via medlemsportalen.

Når instruktøren logger ind på medlemsportalen, så vil de aktiviteter/hold som instruktøren er tilknyttet kunne vælges af instruktøren, og instruktøren vil kunne angive en dato og et antal timer. Fra administrationsdelen af systemet kan der så trækkes samlede rapporter på time-forbruget på fx månedsbasis, som kan anvendes som grundlag for lønberegning.

Læs mere om tidsregistering her: Tidsregistrering.

Kommunikation¶

Hvis man opretter sine instruktører, lærere eller trænere i medlemslisten i ForeningLet, så kan man efterfølgende give disse personer adgang til at udsende mails og/eller SMSer via medlemsportalen til de hold de er tilknyttede til at lave online afkrydsning for.

Det kan fx anvendes hvis der opstår en akut aflysning, hvor man hurtigt kan nå at give besked via SMS.

Instruktørliste og udvalgslister¶

Systemet kan sættes op til at vise instruktører og udvalgsmedlemmer. Som udgangspunkt vises profilbillede (hvis dette medlemsfelt er gjort synligt) og navn på instruktøren.

Profilbillede kan gøres synligt under »Opsætning -> Medlemmer -> Opsætning af medlemsfelter«, og led herefter efter et felt ved navn »Portrætbillede«. Bemærk at brug af profilbilleder gør at dokumentarkivet kommer i brug, og dokumentarkivet er et tillægsmodel.

Systemet vil automatisk lave instruktørlisten, udfra de medlemmer som er tilknyttet som instruktør på en aktivitet, eller er tildelt online afkrydsning på en aktivitet.

Udover at vise instruktører kan systemet også sættes op til at vise udvalgsmedlemmer. Man kan selv definere hvad de forskellige udvalg skal hedde, og om der evt. skal vises en titel og/eller beskrivelse.

Visning af instruktører¶

Man skal ind under »Opsætning -> Medlemsportal -> Visning af instruktører og udvalg«. Her sættes hak i »Vis instruktører og udvalg«. Herefter vil systemet automatisk vise et ekstra menupunkt i medlemsportalen. Hvis man bruger hjemmesidemodulet skal man selv tilføje en ekstra systemside til menuen, og det gøres under »Hjemmeside -> Menustruktur«, hvor man vælger systemsider og så vælger siden ved navn »Liste over instruktører og evt. udvalg«.

Visning af udvalgsmedlemmer¶

Visning af udvalgsmedlemmer kræver at man først ændrer et af de ekstra medlemsfelter til at hedde fx »Udvalg« og så laver feltet om til et checkboksfelt.

Dette gøres under »Opsætning -> Medlemmer -> Opsætning af medlemsfelter«. Her finder man et ledigt medlemsfelt og ændrer fx navnet til »Udvalg« og typen til »Checkbox« og så kan man fx taste følgende værdier ind:

1=Bestyrelse,2=Ungdomsudvalg,3=Seniorudvalg

Så vil man efterfølgende kunne gå ind på de forskellige udvalgsmedlemmer i medlemslisten og sætte hak ud for de udvalg, som de pågældende medlemmer er med i.

Man skal også huske at fortælle systemet, at det ekstra medlemsfelt nu er det felt, som bruges til dette formål. Det gøres under under »Opsætning -> Medlemsportal -> Visning af instruktører og udvalg«, hvor man i feltet »Udvalgsfelt« vælger dette medlemsfelt.

Ligeledes kan man også gøre brug af en titel og en beskrivelse, og det sættes også op samme sted som udvalgsfeltet. Titel bruges fx i forbindelse med en bestyrelse, hvor man kan skrive »Formand«, »Kasserer«, og så videre ind på de forskellige bestyrelsesmedlemmer.

Medlemslister¶

Der er forskellige muligheder for at vise medlemslister i medlemsportalen. Man kan fx give udvalgte medlemmer adgang til at se en liste af medlemmer fra udvalgte aktiviteter.

Man kan også lave en medlemsliste som alle medlemmerne kan se - og man kan sætte det op således, at medlemmerne skal være logget ind på medlemsportalen for at få adgang til at se disse lister.

Udvalgte medlemmer med adgang til medlemliste

Dette er særligt velegnet til fx afdelingsformænd som skal have adgang til et udsnit af medlemslisten og ikke hele medlemslisten.

Opsætning laves således:

Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«.
Sæt hak i »Medlemsliste til instruktører«.
Herefter vælges »Medlemsportal -> Medlemmer med adgang til medlemsliste -> Tildel adgang til medlemmer«.
Nu vælges den aktivitet, hvis medlemmer skal kunne ses i medlemsportalen.
Til sidst vælges det medlem (eller de medlemmer) som skal have adgang til at se medlemmerne i den valgte aktivitet.

Alle medlemmer med adgang til medlemliste

Opsætning laves således:

Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«.
Sæt hak i »Medlemsliste som alle medlemmer kan se«.
Opret et medlemsudtræk under »Medlemmer -> Medlemsudtræk« og så klik på »Opret nyt medlemsudtræk«.
I feltet »Synlighed i medlemsportal« vælges om medlemsudtrækket kun skal være synlig for medlemmer som er logget ind på medlemsportalen.
I boksen »Kolonner« vælges de felter som skal være synlige i medlemsudtrækket.
I boksen »Sortering« kan man eventuelt angive en bestemt sorteringsrækkefølge af medlemslisten.
I boksen »Kriterier« opsættes eventuelle kriterier, således at det fx kun er udvalgte medlemmer der kan ses i medlemslisten.

Hvis et medlemsudtræk gøres synligt på medlemsportalen, så sørg for at have indhentet samtykke fra medlemmerne, så de aktivt har sagt ja til at deres medlemsdata må deles.

Skift af aktivitet/hold¶

Man kan åbne op for at medlemmerne selv kan skifte aktivitet. Det er særlig velegnet til foreninger som har mange hold, og hvor medlemmerne selv skal have mulighed for at skifte et hold ud med et andet.

En forudsætning for at dette virker er, at medlemmet har præcis én aktivitet i den gruppe af aktiviteter, som foreningen har åbnet op for at der kan skiftes imellem. Hvis medlemmerne typisk har mere end én aktivitet der kan udskiftes, så vil systemet ikke tillade skift af aktivitet. Her vil medlemmet skulle kontakte foreningen, som så kan flytte rundt på medlemmet.

For at slå skift af aktivitet/hold til, så vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler« og sæt hak i »Aktiviteter: Medlem kan skifte medlemskab«.

Forsigtig

Aktiviteterne der kan skiftes imellem bør være i nogenlunde samme prisklasse. Ellers vil et medlem kunne tilmelde sig/købe et billigt hold, og så efterfølgende skifte til et dyrere hold. Systemet opkræver/beregner nemlig ikke en evt. difference mellem de to hold.

Systemet har dog en indbygget funktion til at sikre lige præcis ovenstående, nemlig muligheden for at slå »Beløb skal matche« til. Når det er slået til, så vil et medlem kun kunne skifte til et hold som har nøjagtig samme pris, som det hold medlemmet allerede har. Det slås til under »Opsætning -> Medlemsportal -> Aktiviteter som medlemmer kan vælge« i feltet »Regler for skift af aktivitet«.

Hvis »Beløb skal matche« ikke kan bruges fordi der fx anvendes ratebetalinger (og aktiviteterne dermed ser ud til at koste det samme, men ikke gør det), så kan kan selv definere hvilke aktiviteter der hører sammen via enten standardpriser (»Opsætning -> Standardpriser«) eller fritekstfeltet ved navn prisgrupper. Fritekstfeltet »prisgruppe« er et felt under »online tilmelding« for den enkelte aktivitet. Feltet er kun synligt, hvis man har slået »Fritekstfeltet ›prisgruppe‹ skal matche« til under »Opsætning -> Medlemsportal -> Aktiviteter som medlemmer kan vælge« i feltet »Regler for skift af aktivitet«.

Afmelding af aktiviteter¶

Hvis man har mange hold/aktiviteter, som medlemmerne kan melde sig til, så kan man med fordel gøre brug af afmelding af aktiviteter.

Her kan medlemmerne selv framelde sig de hold de har tilmeldt sig. Man kan kun framelde sig hold som endnu ikke er afviklet. Afmelding kan ske frem til 2 timer inden holdet går i gang. Herefter er det ikke længere muligt at afmelde sig.

Dokumentarkiv¶

Medlemmer kan, hvis de er logget ind på medlemsportalen, se dokumenter som foreningen har placeret i en folder ved navn ›public‹. Medlemmerne kan ikke selv lægge nye dokumenter ind i dokumentarkivet.

Dokumentarkiv skal være slået til i medlemsportalen, og det gøres på følgende vis:

Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«.
Sæt hak i »Dokumentarkiv: Medlemmer kan se alle dokumenter i dokumentarkivet i folderen ved navn ›public‹«.
Tryk på »Gem valg af moduler«.

Og sørg som sagt også for, at folderen ved navn ›public‹ er oprettet i roden af dokumentarkivet.

OBS: Folderen skal være navngivet med lille p i »public«. Det vil ikke virke hvis folderen er navngivet med stort P.

Instruktørdokumenter¶

Man kan også give adgang til en særlig folder ved navn ›instructors‹. Det vil kun være instruktører som har adgang til at se dokumenter placeret i denne folder.

Det aktiveres på følgende vis:

Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«.
Sæt hak i »Dokumentarkiv: Instruktører kan se alle dokumenter i dokumentarkivet i folderen ved navn ›instructors‹«.
Tryk på »Gem valg af moduler«.

Og sørg også for, at folderen ved navn ›instructors‹ er oprettet i roden af dokumentarkivet.

OBS: Folderen skal være navngivet med lille i i »instructors«. Det vil ikke virke hvis folderen er navngivet med stort I.

Bestyrelsesdokumenter¶

Man kan også give adgang til en særlig folder ved navn ›boardmembers‹. Det vil kun være medlemmer, som er udpeget som bestyrelsesmedlemmer, som har adgang til at se dokumenter placeret i denne folder.

Det aktiveres på følgende vis:

Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«.
Sæt hak i »Dokumentarkiv: Bestyrelsesmedlemmer kan se alle dokumenter i dokumentarkivet i folderen ved navn ›boardmembers‹«.
Tryk på »Gem valg af moduler«.

Og sørg også for, at folderen ved navn ›boardmembers‹ er oprettet i roden af dokumentarkivet. OBS: Folderen skal være navngivet med lille b i »boardmembers«. Det vil ikke virke hvis folderen er navngivet med stort B.

Og til sidst så skal man også sørge for at systemet ved hvilke medlemmer der tæller som bestyrelsesmedlemmer. Det gøres på følgende vis:

Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Bestyrelsesmedlemmer« (kun synlig hvis modulet er aktiveret som anvist ovenfor).
Vælg nu den eller de aktiviteter som indeholder bestyrelsesmedlemmerne.
Tryk på »Gem«.

Hvis der ikke findes en aktivitet som indeholder bestyrelsesmedlemmerne, så opret denne aktivitet først, og tilknyt herefter bestyrelsesmedlemmerne til denne aktivitet. Og så kan ovenstående efterfølgende sættes op.

Medlemskort¶

Medlemmer kan, hvis de er logget ind på medlemsportalen eller i app’en, få vist et medlemskort. Foreningen bestemmer hvilke informationer der skal med på medlemskortet.

Man kan blokere medlemmer, som ikke har betalt, fra at hente medlemskortet.

Læs mere under Medlemskort

Udmeldelse¶

Medlemmer kan, hvis de er logget ind på medlemsportalen og »udmeldelse« er slået til, udmelde sig selv. Vær opmærksom på at medlemmer vil kunne udmelde sig selvom de evt. har en ubetalt opkrævning.

Hvis medlemmet har en opkrævning med en slutdato som endnu ikke er passeret, eller hvis medlemmets næste opkrævningsdato er sat og endnu ikke passeret, så vil systemet automatisk sætte udmeldelsesdatoen til denne dato - altså en dato i fremtiden. Dermed bevarer medlemmet sit medlemskab indtil den dato der er betalt for.

Det er muligt at sætte en tekst-skabelon op i systemet, og koble denne sammen med udmeldelesfunktionen, og hvis dette er gjort, så vil systemet automatisk sende en mail til medlemmet, når medlemmet udmelder sig selv via medlemsportalen.

Funtionen »udmeldelse« kan aktiveres i medlemsportalen på følgende vis:

Vælg »Opsætning -> Medlemsportal -> Vælg moduler«.
Sæt hak i »Udmeldelse/opsigelse: Medlem kan selv melde sig ud/opsige sit medlemskab.«.
Tryk på »Gem valg af moduler«.

Integration til hjemmeside¶

Der kan placeres et link på foreningens eksisterende hjemmeside. Det gøres via en lille stump html-kode. Html-koden kan findes under »Opsætning -> Medlemsportal -> Integration til hjemmeside«.

Dette menupunkt vises kun hvis man ikke bruger hjemmesidemodulet.

Online markedsføring¶

Hvis I anvender online markedsføring i forhold til at få nye medlemmer, så har I også mulighed for at måle på, hvor effektiv jeres markedsføring er, hvis nye medlemmer betaler for deres medlemskab med kortbetaling ved indmeldelse.

Ved kortbetaling med dankort eller internationale kort kan man angive en særlig slutside, som medlemmet bliver dirigeret hen til efter endt betaling. Slutsiden er typisk en side på foreningens egen hjemmeside. Det kan anvendes til fx at følge op på online markedsføring via Facebook eller Google, da man på denne slutside - som foreningen selv styrer - kan placere diverse værktøjer fra fx Facebook eller Google. Slutsiden sættes op under ›Opsætning -> Medlemsportal -> Opsætning‹.

Layout¶

Medlemsportalens layout kan tilpasses så layoutet matcher fx foreningens eksisterende hjemmeside. Det gøres under »Opsætning -> Medlemsportal -> Opsætning«.

Her kan man fx indsætte et billede efter eget valg i toppen af skærmbilledet, og der kan også indsættes et logo i toppen af skærmbilledet, hvis foreningen har et logo. På denne måde kan medlemsportalen komme til at ligne foreningens eksisterende hjemmeside (hvis foreningen altså har en separat hjemmeside).

Derudover kan man ændre skriftfarven i menuen samt baggrundsfarven i menuen.

Hvis man har kendskab til CSS, så har man endnu flere muligheder til rådighed. CSS står for Cascading Style Sheets og det er en mekanisme til at styre fx skrifttyper, farver og lignende. ForeningLet anvender biblioteket Bootstrap, så man skal også have viden omkring hvordan Bootstrap kan tilpasses.

Her følger et eksempel, hvor layoutet på knapper ændres fra at bruge runde hjørner til at bruge kantede hjørner:

.btn {
   border-radius: 0px;
}

Som ovenstående eksempel viser, så skal man have et godt kendskab til CSS, for at kunne anvende dette værktøj.

Vil man tilpasse CSS, så skal man indsætte CSS i feltet ved navn »Tilpas CSS«.

Webshop¶

Man kan godt anvende medlemsportalen til at sælge fysiske varer, hvis det vel at mærke er meget simple varer man sælger. Der er fx ikke indbygget lagerstyring, eller fragt, eller understøttelse for at lægge mange produktbilleder ind eller tilføje varianter af forskellige produkter.

Medlemsportalen er bygget til at sælge medlemskaber eller fx lave tilmeldinger til et arrangement. Altså digitale ydelser.

Men som sagt kan man jo sagtens lave en aktivitet ved navn »T-shirt« eller »Kop« og så bruge medlemsportalen til at håndtere indsamling af informationer omkring køberen, samt håndtere betalingen med fx betalingskort eller MobilePay.

Men den efterfølgende håndtering af fx fragt, lagerstyring og lignende, kan systemet ikke hjæpe med. Så har man mange varer, og ønsker produktbilleder og lagerstyring og lignende, så skal man finde en dedikeret webshop-løsning og bruge den.