Tidsregistrering¶
Med tidsregistrering kan instruktører registrere de timer de bruger hver uge på at være instruktører, og foreningens kasserer - eller lønanvarlig - kan i administrationsdelen af systemet trække en samlet rapport fx hver måned, hvor systemet viser alle de registreringer som instruktørerne har lavet i løbet af en given periode - fx den sidste måneds tid.
Dermed er det nemt at lave en samlet opgørelse per instruktør, da rapporten selv udregnet samlet antal timer per instruktør. Rapporten indeholder også detaljer for hver eneste instruktør, så det er nemt at tjekke om tidsregistreringerne ser ud som forventet.
Når en instruktør laver en tidsregistrering, så kan instruktøren også angive en note, og disse noter vil også fremgå af rapporten. Det kan fx bruges hvis en instruktør afløser en anden instruktør.
Instruktørerne har nem adgang til tidsregistreringen via app eller browser.
Selve udbetalingen af lønnen og dannelse af lønsedler og så videre kan systemet ikke hjælpe med. Her anbefales det at bruge et lønsystem til dette. Hvis man fx vælger at bruge Danløn, Dataløn, Salary eller Zenegy, og man også bruger vores regnskabsmodul, så vil man kunne importere en lønafregning fra førnævnte systemer ind i regnskabsmodulet, og dermed bliver lønnen bogført korrekt ind i regnskabet. Det kræver lidt opsætning af disse lønsystemer på forhånd, da de skal vide hvilke regnskabskonti de forskellige ting skal ind på. Det er ikke noget vi kan hjælpe med at sætte op - her skal man kontakte supporten eller lignende hos de førnævnte lønsystemer.
Opsætning i systemet¶
For at aktivere tidsregistrering, så vælg »Opsætning -> Moduler« og sæt hak i »Medlemsportal«. Vælg herefter »Opsætning -> Medlemsportal -> Valg af moduler« og sæt hak i »Tidsregistrering for instruktører«. Nu dukker der et menupunkt op ude til venstre ved navn »Tidsregistrering«.
De instruktører som skal have adgang til at lave tidsregistrering, skal oprettes som medlemmer i systemet. Opret evt. en aktivitet i systemet ved navn »Instruktører«, som alle instruktørerne får tildelt, så de nemt kan skelnes fra almindelige medlemmer.
- Giv adgang til instruktører
Gør følgende:
Klik på »Tidsregistrering -> Tildel adgang« i menuen til venstre og vælg herefter den aktivitet som en eller flere instruktører skal have adgang til.
Klik på »Videre til vælg medlemmer«.
Nu vises alle medlemmerne og vælg nu de instruktører (som jo også er oprettet som medlemmer) som skal have adgang til netop denne aktivitet.
Klik på »Gem deltagere«.
Foretag tidsregistrering¶
Når ovenstående opsætning er på plads, kan en instruktør gå ind via app’en eller en browser, og vil så få vist et menupunkt ved navn »Tidsregistrering« hvor instruktøren kan vælge mellem de tildelte aktiviteter.
Når instruktøren vælger en aktivitet, så kan der klikkes på »Registrer timer« og så angiver instruktøren følgende:
Dato
Tidsforbrug
Evt. note
Samlet rapport¶
I administrationsdelen af systemet kan der trækkes en samlet rapport. Det gøres via menupunktet »Tidsregistrering -> Afregn timer«. Her får et overblik over de timer som endnu ikke er afregnet, og man kan evt. selv justere nogle af tidsregistreringerne inden afregningen foretages.
Når tidsregistreringerne er klar til at blive godkendt, så trykker man på den blå knap »Afregn timer«, og så bliver timerne afregnet.
Den samlede rapport kan anvendes som grundlag for at beregne evt. løn til instruktørerne.