Medlemmer

Medlemsdatabasen er kernen i systemet, som de fleste andre moduler bygger ovenpå. Her opbevares stamdata om hvert enkelt medlem, samt op til 10 ekstra felter, som jeres forening selv definerer. Der kan også laves system-integrationer mod medlemsdatabasen, da den er udstillet via en webservice.

 

 

  • Stamdata

    Medlemsdatabasen indeholder de mest basale informationer omkring hvert enkelt medlem. Fx fornavn, efternavn, adresse, telefonnummer, email-adresse med mere. Man kan let fremsøge data via søgefunktion.

  • Ekstra felter

    I kan definere op til 10 felter i medlemsdatabasen, som passer til netop jeres forening. I kan selv bestemme navnet på hvert felt, og felterne kan indgå i fx online tilmelding og andre sammenhænge.

  • Selvbetjening

    Medlemmerne har mulighed for selv at logge på systemet og opdatere egne stamdata. Det kan spare foreningen for mange timers arbejde med at holde medlemsdatabasen ajour.

Regnskab

Der tilbydes et brugervenligt og solidt regnskabssystem som er målrettet foreningslivet. Man kan vælge at integrere med opkrævningsmodulet og medlemsmodulet, således at opkrævninger automatisk afstemmes i kassekladden, når indbetalinger registreres i systemet. Det sparer kassereren for en masse trivielt arbejde og giver mindre risiko for fejl.

 

 

  • Elektroniske bilag

    Bilag kan uploades og lagres elektronisk i systemet. Dermed kan revisoren nemt få adgang til regnskabsmaterialet, og man behøver ikke længere opbevare bilagene i en fysisk mappe.

  • Eksporter til Excel

    Langt de fleste data i regnskabsmodulet kan eksporteres til Excel, hvor man kan arbejde videre med sine data, hvis man har behov for dette.

  • Moms

    Systemet understøtter moms. Man kan fx oprette købsmoms og salgsmoms, og systemet kan lave momsrapporter for forskellige perioder af året, og automatisk bogføre momsen i kassekladden.

Opkrævninger

Opkrævningsmotoren i systemet er meget fleksibel og dækker de fleste foreningers behov. Systemet understøtter en række forskellige betalingsmetoder, herunder Betalingsservice fra Nets, Dankort, MobilePay, EAN, konto-overførsel, indbetalingskort (kodelinje +71) og PayPal. Opkrævninger kan udsendes via Betalingsservice, email eller afleveres manuelt.

 

 

  • Masseopkrævninger

    Systemet understøtter muligheden for at lave masseopkrævninger, hvor man ganske let kan opkræve fx 1000 medlemmer på én gang. Medlemmerne opkræves individuelt bestemt ud fra medlemstype.

  • Betalingsservice

    Der er etableret en fuldautomatisk integration til Betalingsservice fra Nets. Opkrævninger sendes automatisk til Nets, og når medlemmerne betaler, så bliver debitorlisten automatisk afstemt med indbetalingerne.

  • Kreditkort

    Systemet understøtter at modtage betalinger fra medlemmerne via Dankort. Det er særlig praktisk i forbindelse med online indmeldelse, hvor man vil sikre betaling fra medlemmet inden indmeldelse.

Online tilmelding

Med online tilmelding slipper jeres forening for en masse arbejde med at indtaste stamdata for nye medlemmer, idet medlemmerne selv foretager indmeldelse via jeres egen forenings hjemmeside. Online tilmelding kan kombineres med Dankort-modulet, hvorved man sikrer at medlemmet betaler under indmeldelsesproceduren. Man kan også tilknytte ventelister til online tilmelding.

 

 

  • Arrangementer

    Online tilmelding kan anvendes til nye medlemmer, som skal indmeldes i foreningen. Men det kan også anvendes af eksisterende medlemmer, som skal melde sig til et arrangement i foreningen.

  • Dankort

    Ved at tilknytte Dankort-modulet (evt. også MobilePay) til online tilmelding, så kan jeres forening sikre, at kun medlemmer som betaler ved indmeldelse rent faktisk opnår et medlemsskab. Dermed undgår man dårlige betalere.

  • Antal deltagere

    Online tilmelding kan sættes op til kun at acceptere et vist antal tilmeldte deltagere per hold. Dermed kan man nemt sætte antals-begrænsninger op på foreningens forskellige hold. Man kan også sætte ventelister op.

Email & SMS

Jeres forening kan udsende nyhedsbreve via email til foreningens medlemmer. Der kan fx sendes til alle foreningens medlemmer eller til udvalgte grupper. Teksten kan sættes op med forskellige skrifttyper, farver og størrelser. Der kan også udsendes SMS'er til alle eller udvalgte grupper.

Der føres detaljeret statistik med hvor mange medlemmer som har modtaget mails, samt hvis email-adresser ikke længere eksisterer.

  • Vedhæftninger

    Til alle nyhedsbreve kan der vedhæftes et frit antal filer/dokumenter. Det kan fx være info om et arrangement eller indbydelse til den årlige generalforsamling.

  • Masse-email

    Udsendelse af email til fx 100-500 modtagere er svært, idet mange udbydere (fx Hotmail og GMail) gør brug af spam-filtre, som fjerner uønskede emails. Systemet anvender teknikker som sikrer at emails når sikkert frem.

  • Personalisering

    Nyhedsbreve kan personaliseres ved at flette medlemsoplysninger fra medlemsdatabasen, så man fx kan indlede en email med "Hej Jens Jensen!". Alle stamdata fra medlemmet kan anvendes.

Booking

Bookingsystemet giver mulighed for at booke fx tennis- og badmintonbaner online via foreningens egen hjemmemside.

Man kan sætte begrænsninger på antallet af bookinger som et medlem kan lave på samme tid. Derudover kan man spærre nogle af tiderne, således at fx fællestræning og andre ting ikke kan bookes af medlemmerne. På sigt udvides bookingsystemet også med lokalebooking.

  • Medlemmer

    Bookingsystemet hænger naturligvis sammen med resten af systemet, så medlemmerne kun behøver at være i ét system. Herfra kan medlemmerne også faktureres, og der kan udsendes nyhedsbreve via email og SMS, og meget mere.

  • Opsætning

    Foreningen bestemmer selv hvilke baner der skal oprettes. Fx udendøres og indendørs hvis der er tale om en tennisklub. Eller hal 1 og hal 2 hvis der er tale om fx badminton. Tiderne der kan bookes bestemmes foreningen også selv, samt hvor lang tid i booking varer - fx én time.

  • Hjemmeside

    Der er nemt at vise et bookingoverblik på foreningens egen hjemmeside. Det kræver blot en lille stump html-kode, og så kan medlemmerne ellers begynde at booke baner.

Hjemmeside

Hjemmesidesystemet er let at anvende og kræver ikke noget kendskab til html eller programmering.

I får en standardskabelon som I selv kan tilrette. Skabelonen indeholder typisk 5-10 sider. Fx en side om bestyrelsen, en kontaktside, en side om foreningens historie, med mere.

 

 

  • Webadresse

    I kan selv vælge den web-adresse (også kaldet domæne), som jeres hjemmeside skal ligge på. I ejer måske web-adressen i forvejen. Hvis ikke, så kan vi hjælpe med at bestille web-adressen, hvis den er ledig. Et eksempel på en web-adresse er: tennis-klubben.dk.

  • Mailadresser

    I kan få tilknyttet mail-adresser til jeres hjemmeside, således at medlemmerne kan skrive til fx kontakt@tennis-klubben.dk eller til kasserer@tennis-klubben.dk. Mails sendt til disse adresser kan så videresendes til jeres normale mail-adresser.

  • Galleri

    I kan oprette gallerier på hjemmesiden, så I kan vise billeder fra forskellige arrangementer og events.

Organisationer

Større organisationer har ofte en hovedforening og en række lokalforeninger.

Lokalforeningerne er ofte selvstændige juridiske enheder, som har behov for eget regnskab med mere. Hovedforeningen ønsker ofte at kunne udføre nogle centrale opgaver såsom træk at medlemsdata på tværs af lokalforeningerne. Systemet giver mulighed for at lave sådan en opsætning.

  • Hovedforening

    Brugerne i hovedforeningen har adgang til medlemsdata i alle lokalforeningerne og kan lave udtræk og analyser af medlemsdata på tværs af lokalforeningerne. Brugerne i hovedforeningen kan skifte over til en lokalforening, hvorefter kun medlemsdata fra lokalforeniningen vises.

  • Lokalforening

    Lokalforeningerne har egne brugere, som kun kan se sin egen lokalforenings medlemsdata. De har ikke adgang til hovedforeningen eller de andre lokalforeninger. De enkelte lokalforeninger kan hver især selv tilvælge nogle af tillægsmodulerne i systemet.

  • Fælles medlemsliste

    Når hovedforeningen kigger på medlemslisten, så er det automatisk medlemmerne fra alle lokalforeningerne som bliver vist. Ud for hvert medlem vises navnet på lokalforenignen.

    Kontakt os for at høre nærmere om mulighederne.

Adgangskontrol

Adgangskontrolsystemet er fuldt ud integreret i medlemssystemet. Dermed skal jeres medlemmer kun oprettes i ét system.

Lokalerne kan dermed være ubemandede, da det kun er medlemmer med et medlemskort, som tillades adgang via yderdøren. Hvis medlemmet er udmeldt eller skylder penge, så vil adgangen til døren være blokeret.


  • Hvem kommer hvornår

    Når et medlem bruger sit kort i en dør, så registrerer systemet at netop dette medlem har brugt sit kort. Dermed kan der trækkes lister over hvornår medlemmerne anvender lokalerne. Det kan også anvendes til automatisk fremmøderegistrering af medlemmer til holdtræning (og bøder ved udeblivelse).

  • Omkostningseffektivt

    I kan udvide åbningstiderne, da der ikke behøver at være personale til stede i bygningen. I behøver heller ikke investere i særskilte nøglebrikker til alle medlemmerne, da dørsystemet også vil virke med en talkode som medlemmerne selv vælger.

  • Åbningstider

    Dørsystemet kan indstilles i forhold til jeres åbningstider, således at der fx altid er låst om natten. I bestemmer helt selv hvornår dørene skal være åbne og låste.

Forbrugsafregning

Forbrugsafregning (målermodul) kan anvendes til at lave årsopgørelser til forbrugerne.

Det er typisk vandværker og varmeværker, som har gavn af denne funktion. Billedet til højre viser et eksempel på en årsopgørelse, som systemet har dannet til en forbruger.


  • Målere

    Der er indbygget et målerkartotek som indeholder alle aflæsningerne for de enkelte forbrugere, og som anvendes som grundlag for at danne årsopgørelser til forbrugerne.

  • Årsafslutning

    Systemet beregner en årsopgørelse til forbrugerne, hvoraf årets forbrug samt næste års skønnet forbrug vil fremgå.

  • A conto rater

    Der er understøttelse for indbetaling af a conto beløb, som medregnes i den endelige årsopgørelse.

Donationsregnskab

Systemet kan lave et donationsregnskab, hvor der opgøres hvor mange penge en person har doneret i løbet af et år.Systemet hjælper med at indsamle CPR-numre fra de personer som laver donationer. Det sker når personen laver donationen via foreningens hjemmeside.Donationsregnskabet sparer mange timers arbejde i forhold til at skulle indberette disse oplysninger til SKAT.

  • Årsrapport

    Der kan laves en årlig rapport, som viser de personer der har foretaget donationer i årets løb, samt hvor mange penge de hver især har doneret. Rapporten indeholder også CPR-numre på personerne, og rapporten kan indberettes til SKAT, således at personerne får det fradrag de har krav på.

  • Valgfrit beløb

    Systemet kan sættes op til at personen selv bestemmer hvor stort eller lille beløb der ønskes doneret. Det øger chancen for at få flere personer til at donere.

  • CPR-nummer

    Systemet kan sættes op til automatisk at spørge efter personens CPR-nummer, hvis det ikke er registreret i systemet i forvejen (fx hvis medlemmet allerede er oprettet i systemet og foretager endnu en donation).

    Kontakt os for at høre nærmere om mulighederne.