Guide til instruktører, holdledere & ansvarlige¶
Hvis du er instruktør, holdleder, forælder eller på anden måde ansvarlig for en gruppe medlemmer i en forening, som bruger ForeningLet som medlemssystem, så kan du læse nedenfor, hvad du kan bruge systemet til.
Du har muligvis modtaget en besked fra foreningen om, at du har fået adgang til nogle forskellige ting, og nedenstående guide gennemgår de forskellige ting man kan som instruktør i ForeningLet.
Det er ikke sikkert, at du har fået adgang til alle de ting som nævnes nedenfor, så måske du kun kan se nogle af de ting, som omtales i det følgende. Hvis du mangler nogle ting, som du mener du bør have, så skal du kontakte foreningen og bede dem tildele dig flere ting.
Bemærk
I det følgende bruges kun ordet instruktør, men det dækker over alle typer af personer, som har én eller anden form for ansvar overfor et udsnit af foreningens medlemmer. Så når ordet instruktør bruges, så kunne det ligeså godt dække over følgende: holdleder, lokalanvarlig, lokalformand og lignende.
Login¶
For at få adgang til tingene skal du først logge ind. Det gøres i medlemsportalen, og du har givetvis modtaget en mail fra foreningen omkring hvorhenne du logger ind samt brugernavn - typisk din mail-adresse - og kodeord til at logge ind med.
Hvis du allerede er logget ind i app’en, så kan du også fra app’en komme over i medlemsportalen. I app’en vælger du »Medlemsportal (web)«, og så åbner et nyt vindue op uden for app’en.
Holdtræning¶
Som instruktør kan du oprette ugentlige holdtræninger. Dvs. træninger som går igen uge efter uge på samme tidspunkt. Når du er logget ind i medlemsportalen, så gør du følgende:
Vælg »Instruktør -> Opret aktivitet«.
Udfyld felterne så de matcher den holdtræning du vil oprette. Det er særligt navn, dato og starttidspunkt, som er vigtige at udfylde.
I feltet »Gentag« sættes hak, hvis aktiviteten skal gentages uge efter uge.
I feltet »Gentag ugentligt til og med« vælges slutdatoen for holdtræningen. Når aktiviteten gemmes, så vil systemet oprette holdtræninger i hele perioden - uge efter uge.
I feltet »Tilmeldingstype« vælges typisk »Tilmeld & Afmeld«, da der er tale om holdtræning.
Tryk på »Gem« og holdtrænignerne oprettes.
Nu kan medlemmerne logge ind ind på medlemsportalen eller app’en, og se de oprettede holdtræninger og tilmelde og afmelde sig.
Hvis du selv har app’en installeret, kan du nu gå ind under »Tilmeld/afmeld« i app’en og se de oprettede holdtræninger.
Holdkampe¶
Som instruktør kan du oprette holdkampe, som medlemmerne kan tilmelde sig. Når du er logget ind i medlemsportalen, så gør du følgende:
Vælg »Instruktør -> Opret aktivitet«.
I feltet »Navn« skrives fx modstanderholdets navn og om det er udekamp eller hjemmekamp.
I feltet »Aktivitetstype« vælges »Kamp«.
I feltet »Tilmeldingstype« vælges »Til rådighed«. Det betyder, at medlemmer kan signalere at de står til rådighed for denne holdkamp, og senere kan instruktøren så udtage holdet ud fra de medlemmer, som har stillet sig til rådighed.
Udfyld evt. andre felter såsom sted og mødested samt tilmedlingsfrist.
Tryk på »Gem« og holdkampen oprettes.
Dette gentages for alle de holdkampe man ønsker at oprette.
Nu kan medlemmerne logge ind ind på medlemsportalen eller app’en, og stille sig til rådighed til de forskellige holdkampe der er oprettet i systemet.
Udtagelse af hold¶
Når holdet skal sættes, så finder du holdkampen frem i medlemsportalen, og klikker på den grønne knap ved navn »Tilmeldinger«.
Her vil du se en kolonne ved navn »Til rådighed«, og i denne kolonne er der et symbol som er et grønt kryds, og når du klikker på dette symbol ud for et medlem, så bliver medlemmet udtaget til holdkampen.
Dette gøres for alle de medlemmer, som skal udtages til holdkampen. Husk at trykke »Gem« i bunden af siden.
Informer medlemmer vedr. udtagelse¶
Nu finder du igen holdkampen frem, og klikker denne gang på den turkise knap ved navn »Send besked«. Her kan fx sættes hak i »Tilmeldte« og så kan man skrive en besked om at man er udtaget til holdkampen, og beskeden sendes afsted.
Man kan gentage dette, og sende en besked til dem som ikke er udtaget, hvis man vil det.
Alternativt kan man sende én og samme besked til både valgte og ikke-valgte medlemmer, hvor man blot skriver at nu er holdet sat, og så kan medlemmerne selv gå ind på medlemsportalen eller app’en og se hvem der er udtaget.
Kommunikation fra instruktør til medlemmer¶
Som instruktør kan du sende beskeder til medlemmerne. Når du er logget ind i medlemsportalen eller app’en, så gør du følgende:
Vælg »Instruktør -> Send besked« (medlemsportal) eller »Send besked« (app).
Vælg »Send ny besked«.
Vælg den gruppe af medlemmer som skal have beskeden.
Angiv emne og skriv besked.
Tryk »Send« når beskeden er klar til at blive afsendt.
Beskeder kan udsendes via email, SMS og/eller app.
Hvis beskeden udsendes via email, så lander der naturligvis en email i medlemmernes indbakke. Hvis der er medlemmer som har app’en installeret, og har slået notifikationer til, så vil disse medlemmer også modtage en notifikation på telefonen om, at der er en ny besked.
Kommunikation medlemmerne imellem¶
Når der oprettes aktiviteter (holdtræninger og holdkampe), så har medlemmerne mulighed for at kommentere på disse aktiviteter.
Det kan fx bruges til at aftale kørsel, eller andre praktiske ting i forbindelse med en specifik aktivitet.